RÈGLEMENT & CONDITIONS GENERALES DE PARTICIPATIONS EN TANT QU'EXPOSANTS AU BUSSELS FOOD FESTIVAL

Dans le cadre du prochain Brussels Food Festival qui se tiendra le week-end du 17 au 20 mai 2024, l’organisateur Man Natura organise un espace “Street Food” sur le Boulevard du Souverain à Auderghem.

Cet espace de Street Food est principalement réservé aux « food trucks, food bike, triporteur, comptoirs/stand food et marques alimentaires ».
Les véhicules de type forain ne sont également pas acceptés sur le festival.

L’organisateur se réserve le droit de sélectionner les participants sur base des critères suivants: *Qualité et originalité des produits,
*fait maison/artisanale,
*Rapport qualité prix et originalité du concept global.

Attention : Il est strictement interdit de vendre – sous toutes formes que ce soit – des boissons sur les stands. Les boissons sont uniquement réservées aux Bars du festival!

L’organisateur se réserve le droit de refuser une demande d’admission sans avoir à motiver sa décision. En aucun cas, le postulant refusé ne pourra prétendre à une indemnité.

L’acceptation de la demande de participation est confirmée par une réponse adressée par l’organisateur à l’exposant par e-mail.


Si elle est acceptée et confirmée par l’organisateur, la demande d’inscription constitue son engagement ferme et irrévocable à payer l’intégralité du prix de l’emplacement et des frais annexes à la réception de la facture.

L’exposant s’engage à payer son emplacement via une facture proforma qui lui est envoyée lors de sa demande de participation.

L’exposant s’engage à donner les informations exactes sur sa cuisine, son véhicule et son utilisation électrique.

En plus du coût de l’emplacement, chaque exposant s’engage à offrir jusqu’à maximum 10 repas sur base d’un système de ticket qui sera mis en place par l’organisateur.
Les tickets sont offerts aux équipes de la commune, des étudiants et des invités sur concours.

Emplacement:

Lors de l’installation le jour de l’évènement, les emplacements seront attribués selon l’avis de l’organisateur et l’exposant est tenu de respecter les consignes pour ne pas perturber le bon déroulement de l’installation.

Les emplacements qui n’auront pas été occupés à la clôture de l’installation du premier jour pourront être attribués à tout autre exposant sans que le signataire du présent engagement de participation puisse requérir le remboursement du montant de sa participation ou une quelconque indemnité. 

Prestation:

*L’exposant s’engage à proposer à la vente uniquement les produits/services mentionnés dans son dossier de candidature et validés par l’organisateur.

*L’exposant n’est pas autorisé à vendre des boissons sauf avis express et notifié par l’organisateur.

*Tous les emballages, vaisselles et contenant utilisés par l’exposant durant la prestation doivent être à usage unique (sauf les gobelets consignés) et biodégradable. L’exposant s’engage à valoriser et minimiser les déchets qu’il engendre sur l’espace.

*Aucune sonorisation ne peut être apportée par les exposants, sauf autorisation écrite par l’organisateur. Dans ce cas tout frais à charge de l’exposant (droit d’auteur, …).

*Par respect envers le public, les exposants doivent assurer le service pendant toute la durée du Festival.

Contrôles: 

L’exposant peut faire l’objet de contrôles (police, pompiers, afsca,..).
Les consignes de ses contrôles doivent être immédiatement respectées.

L’organisateur peut également faire des contrôles concernant le respect des règles et des consignes acceptés par l’exposant.
En cas de non-respect des règles, l’organisateur est autorisé à infliger des sanctions (voir § sanctions).

Il appartient à chaque exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et marchandises en provenance de l’étranger, ainsi qu’en matière de TVA locale et d’autorisation de vente. L’organisateur ne peut être tenu responsable des difficultés pouvant en résulter.

Surveillance & sécurité: 

Durant les heures d’ouverture et lors de l’installation et du démontage l’exposant est responsable de la surveillance de son matériel. Il s’engage à être présent dès l’ouverture et jusqu’à évacuation complète des lieux du festival.

L’exposant est tenu de prendre connaissance et de respecter les mesures de sécurité imposées par les autorités publiques et celles prises par l’organisateur.
De même l’exposant est tenu de respecter scrupuleusement les mesures d’ordre intérieur à la manifestation ou toute mesure de police prescrite non seulement par l’organisateur, mais par toute autre autorité compétente.
L’organisateur, son personnel ou les autorités compétentes (police, pompiers, afsca, …) se réservent le droit de suspendre à tout moment la participation de l’Exposant et de lui retirer ses accès s’il devait ne pas être en conformité avec l’un ou l’ensemble des articles des présentes Conditions Générales.

Nettoyage:
L’exposant est tenu d’assurer le nettoyage de son emplacement. au démontage il sera également tenu de laisser un espace vide de tout encombrant, y compris des poubelles, et propre!

 

Électricité:

L’exposant dispose d’un accès à un branchement électrique – par défaut 1x220V 16A max 3000w et situé à moins de 50m de son emplacement. Il s’agit d’une obligation de moyen et non de résultat.
L’exposant est responsable de son raccordement (câble et adaptateur). Un contrôle aura lieu par un électricien pour la conformité du matériel!

Tout appareil électrique ou à gaz utilisé par l’exposant doit satisfaire aux normes en vigueur.

L’organisateur ne peut pas être tenu responsable des coupures électriques qui pourraient survenir.

Assurances:
Les exposants sont tenus d’assurer le matériel, le mobilier et les marchandises qu’ils exposent et de souscrire un contrat en responsabilité civile, avec intoxication alimentaire pour la durée de la manifestation, livraison, installation et démontage compris. 

L’organisateur décline toute responsabilité pour les dommages ou pertes, ainsi que pour les vols ou disparitions de matériel appartenant aux exposants. 

Sanctions:
Le non-respect des clauses du présent règlement pourra entraîner à la seule volonté de l’organisateur, même sans mise en demeure, l’exclusion immédiate (temporaire ou définitive) de l’exposant et/ou une sanction financière (amende) et ce sans remboursement du montant de sa participation et/ou de sa caution.

Communication et média:
l’organisateur est susceptible de faire des photos et des vidéos durant l’événement et de les utiliser ensuite à des fins promotionnelles et marketing.

L’exposant donne son accord pour que son image et son nom soient utilisés à des fins de publicité et de promotion sans qu’aucune rémunération ou compensation ne soit exigible. En ayant donné son accord, l’exposant est réputé avoir recueilli l’accord de ses salariés et de l’utilisation éventuelle de leur image par l’organisateur.

Détérioration, dégâts et infractions:
L’exposant s’engage à indemniser le propriétaire du site, la ville, la commune, l’organisateur, les bénévoles, le personnel de l’organisateur, les sous-traitants, etc. pour tout dommage causé par l’exposant ou ses préposés à des personnes, immeubles, meubles, véhicules ou équipements, sur simple présentation du relevé des dégâts. 

L’exposant tiendra l’organisateur quitte et indemne de tout recours, poursuite, demande de dommages – intérêt, responsabilité, jugement, frais et dépense (y compris les honoraires normaux de conseils), découlant d’une infraction commise par lui-même ou son personnel, découlant d’un acte de malveillance délibéré, d’une négligence ou d’une omission dans son chef ou d’un membre de son personnel, d’un de ses mandataires ou d’un de ses sous-traitants.

Annulation de participation de l’exposant: 

Si pour une raison quelconque, l’exposant annule sa participation par lettre recommandée, les indemnités de résiliation seront les suivantes : 

Résiliation au moins 60 jours avant la manifestation : frais de dossier de 100€. 

Résiliation moins de 30 jours avant la manifestation : 50 % du montant de la participation. 

Si l’exposant n’a pas fait part de sa volonté de résilier son inscription 30 jours avant la manifestation et n’a pas occupé son emplacement à l’ouverture du Festival, il sera redevable du montant total de la participation.

Annulation du festival:
Dans le cas où, pour une raison de force majeure, la manifestation ne pouvait avoir lieu, les exposants s’engagent à ne réclamer aucune indemnité.

Les exposants s’engagent à abandonner toute faculté de recours contre les organisateurs.

L’annulation du festival n’annule pas la dette de l’exposant envers l’organisateur.

L’organisateur peut décider à tout moment – pour des raisons de sécurités ou de météo – de soit modifier les horaires soit clôturer anticipativement l’événement.

Paiements:
Sauf disposition contraire les emplacements sont payables dès confirmation par l’organisateur.
La confirmation par l’organisateur constitue la commande en bonne et due forme entre les parties. 

Confidentialité:
Toutes informations communiquées ou échangées entre l’organisateur et l’exposant, les partenaires, fournisseurs ou sous-traitants dans le cadre de l’événement ou à l’occasion de celui-ci restent strictement confidentielles, sauf les informations que l’organisateur aurait rendues publiques ou les informations normalement accessibles au public.

Compétences de juridiction:
Tout exposant inscrit accepte sans réserve les conditions générales, ainsi que le règlement intérieur. En cas de litige, l’exposant s’engage à adresser une réclamation, dans les dix jours qui suivent la manifestation, à l’organisateur avant d’engager toute procédure à son encontre. Toute réclamation non transmise au-delà de ce délai ne sera pas prise en compte.
En cas de contestation quelconque, le tribunal de Bruxelles, section francophone sera compétent.

L’organisateur se réserve le droit de statuer sur tous les cas qui se présentent et qui n’avaient pas été prévus au règlement intérieur. Il se réserve le droit d’apporter

de nouvelles dispositions chaque fois que cela lui semblera nécessaire

L’Exposant s’engage formellement à respecter les consignes de l’organisateur du règlement ainsi que les présentes conditions générales, et reconnaît en avoir pris connaissance.
Il en accepte les termes